市场星报、安徽财经网(www.ahcajing.com)讯 今年以来,肥东县民政局紧紧围绕《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》等法律法规,在县档案局大力支持下,认真抓好档案统分兼容,完善相关制度、加强档案室建设、规范档案的收集整理、注重局属单位、各科室实际业务操作能力培训、以创建机关数字化档案室为载体,打造全局档案管理再上新台阶。
一档案统分兼备、分级保管、保密有责。截止目前,全局系统保管婚姻登记档案27.6万件;生活无着流浪乞讨人员档案4593件;城乡低保档案650盒,分散特困档案36件;骨灰安放(葬)档案2704件;孤儿档案319件;上海下放档案517件;社会定救档案547件;社会组织登记档案404盒;地名普查档案230盒。由于档案种类多、涉及范围广,为了确保其专业性、连续性、保密性相对稳定,该局坚持集中和分级管理相结合,即部分档案在综合档案室保管,部分档案由科室保管,做到专人保管、专人负责,办公室适时监督;其次是加大安全管理,负责档案管理业务人员定期清洁库房,做好防火、防盗、防潮湿、防虫咬、防霉变等预防以及保密工作,督促科室对年度档案资料进行整理,并逐步向局档案室移交,以防档案资料的遗失或泄密。
二是档案管理制度严谨、设岗定责、培训提升。成立了以党组书记、局长丁必会为组长的档案管理工作领导小组。领导小组下设办公室,具体负责对各科、室及局属各单位档案管理工作的协调、督促和检查。机关各科室和局属单位均确定一名兼职同志负责本科室、本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作,实现档案工作有人抓,有人管。为切实加强档案管理工作,在开展内部档案人员的业务学习和培训的基础上,邀请档案专家前来授课,通过交流互动互补,进一步提升了动手实际操作的能力。全局先后制定了《肥东县民政局档案室档案管理制度》、《肥东县民政局档案管理人员的职责》、《肥东县民政局档案立卷归档制度》、《肥东县民政局档案室档案保密制度》、《肥东县民政局档案室利用制度》、《肥东县民政局档案室安全保卫制度》等一系列规章制度,有章可循,有据可依,法制化、制度化、规范化建设为数字化建设奠定基础。
三是全力推进档案数字化建设,查、补、找、建,完善数字一体化。从去年6月开始,经局党组会议研究,采用与“银豆”档案外包公司共建的形式,按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)的要求,对2013—2017年度机关发文、收文、会议记录等资料的整理、分类、归档,对2013—2017年度文书档案进行了规范化的整理和数字化加工,第一期数字化时间段全面完成。同时根据机关档案实际情况,编制了《肥东县民政局档案分类编号方案》和《机关文件材料收集范围和保管期限表》,报县档案局审核。今年10月,该局继续采用“外包”形式,对2018年度和2013年以前文书档案等进行“二期”规范化整理和数字化加工,专门配置一套档案信息化软件,把全部归档文件都录入到软件系统中,可以通过计算机进行检索,方便查阅,提高了查准率和查全率,实现了局属单位及各科室的业务档案“网上”查阅“一键通。”
四是夯实档案数字化管理新平台,确保管理零风险。该局根据工作需求,在加强对档案管理人员的培训,提高其对档案管理重要性的认识,提高其档案管理业务知识专业化程度,增强对档案管理流程的熟悉程度,促进档案管理工作上水平、上台阶前提下,紧紧围绕档案管理数字、查阅系统一体化建设为抓手,不断做好资源整合利用,利用局五楼综合档案室资源,改变以前档案分散收集、归档、保管的想象,对年度档案进行定期移交综合档案室,进行集中管理,降低档案保管的风险。
(王薇馨 高桢)